Personalavdelning

På ett företag arbetar man med olika typer av personalfrågor och i stora företag finns det oftast en personalavdelning som sköter om rekrytering, personalutveckling. arbetsmiljö. rehabilitering, löneadministration och arbetsrättsliga frågor. Den personaladministrativa funktionen är service åt medarbetarna när det gäller att stötta och ge råd till organisationen i olika personalfrågor.

Inom den personalavdelningen brukar man ha avdelningar som fyller olika funktioner och där man arbetar utifrån diverse riktliner utifrån sin dagliga agenda. På de olika avdelningarna svarar man för utvecklingen av personaladministrativa rutiner, tolkningar och tillämplingar av arbetsrättsliga lagar, förordningar och kollektivavtal som kan ses som en central och viktig del inom HR.

Dagens företag behöver en PA- funktion som arbetar affärsinriktat och har god kännedom kring marknaden (tillgång- och efterfrågan) samt följer konjunkturutveckling utifrån långsiktigt och kortsiktigt perspektiv och hur den formas och uttvecklas i tiden. Det kräver att man har i åtanke att göra en omvärldsanalys för att plocka fram vad man behöver för att vara konkurrenskraftig på marknaden?, vilken kompetens söker vi och behöver på företaget?, och hur ska man motivera och belöna sina anställda för att bli effektivare?. Personalutvecklingen på ett företag är ett ständigt pågående projekt och kan därför inte anses vara en stadigvarande och fastställd tillvaro, utan det handlar om att jobba utifrån sin omgivning och sina medarbetare. Det viktigate är att finna utrustning för situationer som finns för tillfället och det som kommer att komma längre fram i tiden. Det handlar om att hela tiden vara ett steg före i sin planering och stegvis utvärdera vad som kan förbättras och vilka brister man kan jobba bort.

Personalavdelningen kan liknas vid en enskild stab i organisationen. De funktioner som finns på företaget bestäms av hur stor organisationen är. Den personaladministrativa enheten har därefter sina egna avdelningar i indelade yrkeskategorier. 

5 underavdelningar inom HR:

Rekrytering
-Behovsanalys
-Kravspecifikation
-Annonsering (intern/extern)
-Selektion utifrån inkomna ansökningar
-Intervjuer (kan ske i flera omgångar)
-Tester
-Urval
-Anställningsavtal

Personalutveckling
- Utvecklingsprogram (åtgärder som ska hjälpa medarbetarna)
-Utvecklingsamtal (löneförhandling,belöningar, arbetsförbättring etc.)
- Karriärplaner (personlig utvckling, karriärmöjligheter)
-Utbildning (vidareutbildning av medarbetare inom företaget)

Rehabilitering
- Förbättringar av arbetsmiljön (vad kan göras bättre på arbetsplatsen?)
- Friskvård (olika aktiviteter som förbättrar medarbetarnas hälsa)
-Stresshantering- (åtgärder som man kan vidta för att minimera stressade situationer och arbetsbelastning)

Löneadministration
- Tidrapportering (bokföring av medarbetarnas arbetstid,flextid och övrig frånvaro)
- Utbetalninga av löner (Överföring och registrering av löner samt utskick av lönespecifikationer)
- Statistik (kontinuerlig statistik av löneutbetalningar och tidrapportering)

Personalaveckling
- Arbetsrätt (lagar och förordningar kring anställningsavtal, uppsägningstid, arbetssitation och avsked)
- Omorganisationer (förflyttning och avveckling av persoanlstyrka som sker på strukturell nivå inom organisationen)
- Varsel om uppsägningar (fackliga förhandlingar och olika åtgärder för personer som måste lämna företaget pågrund av arbetsbrist)

I personalarbetet ingår även att skapa en arbetsplats som präglas av trivsel och gemenskap. En välfungerande personalstyrka måste känna sig motiverade, utmanade och självständiga i sina arbetsuppgifter för att tycka att arbetet är givande och roligt. Teamwork och goda relationer mellan varandra där man hjälps åt i olika situationer är mycket viktiga förutsättningar för välbefinnandet och för organisationens utveckling. Därför ingår det i personalarbetet att upprätta en handlingsplan där man aktivt arbetar för skapandet av en bättre arbetsmiljö där man har få sjukskrivningar och utmattningsdepressioner bland de anställda.

Faktorer man ska arbeta efter är både av psykisk-, fysisk- och social karaktär. Inom den psykiska delen är det viktigt att förebygga stress, vantrivsel bland medarbetarna och se till att varje enskild anställd hittar motivation i det egna arbetet. I de fall denna saknas hos någon anställd är det viktigt att i enskilda samtal hitta lösningar som leder till att individen hittar arbetsuppgifter som gör jobbet roligt, spännande och utmanande. Det kan vara alltifrån att få fler befogenheter i företaget, mer ansvar i sitt arbetsutförande, erbjudas utbildning som leder till att man kan avancera eller ges möjlgheten till en annan befattning som är lämpad och anpassad till individens personliga egenskaper och intressen.

Fysiska faktorer påverkar de anställdas välbefinnande och handlar om faktorer som på olika sätt skapar störningar, irritation och ohälsa i arbetsutförandet. För att göra en analys av hur trivseln är utifrån fysiska faktorer kan man göra en undersökning kring hur väl ljud, buller, belysning och ergonomin upplevs och uppfattas i lokalerna de vistas i. Mätningar och statistik kan ge en uppfattning om vad som kan förbättras och hur trivsel kan uppnås i lokalen under arbetstid.

Minst lika viktigt som de två föregående nämnda faktorerna är det sociala samspelet i en organisation. Sociala faktorer är en viktig del och kan i många fall vara avgörande om man väljer att stanna kvar eller att byta arbetsplats. Det ska finnas en fungerande gruppgemenskap med en god dynamik bland arbetskollegorna. I ett team ska man kunna diskutera alltifrån, arbetsuppgifter, ideér, förändringar, förslag ,förbättringar och andra dagliga dilemman som kan dyka upp. I fall där man skyller, anklagar och utser syndabockar och bygger upp konfliktfyllda relationer till varanda, bidrar till osämja och kommer resultera i en organisation som är nedbrytande och destruktiv, där kollegor emellan är misstänksamma och negativa. Utåt kommer det visa sig i dåligt kundbemötande, sämre arbetsprestationer och försämrad företagslönsamhet. Ansvaret ligger inte alltid på medarbetarna utan kan sprida sig uppifrån ledningen. En dålig chef med bristande kommuniation med sina anställda är också en grogrund för upprättandet av en arbetsmiljö med bristande social gemenskap.

I dagens företag satsas det mycket resurser på att skapa en arbetsmiljö som präglas av god företagshälsa där man får högre produktivitet, trevligare arbetsklimat och minskade kostnader för sjuk och skadad personal. Vi tillbringar större delen av vår vakna tid på arbetsplatsen och därför är individen i organisationen beroende av en god arbetsmiljö för att man ska uppnå  hållbar livskvalité.

Arbetsrätten är en viktig del inom personaladministrationen. Dagligen uppstår det situationer som kräver att man måste förhålla sig till och rätta sig efter de arbetsrättsliga lagarna. Arbetsrätten tar ställning till och anger vilka rättigheter och skyldigheter arbetstagaren gar gentemot arbetsgivaren. I dagens samhälle måste vi däremot förhålla oss till förändringar som sker i omvärlden. Företagen måste snabbt kunna anpassa sig i förändringar och vi måste i större utsträckning vara flexibla i våra arbetsförhållanden. Det leder i sin tur till konsekvenser för utfromningen av arbetsrätten. Flexibla arbetstider och anställningsformer öppnar upp för nya former och förutsättningar inom arbetsrätten.

De mest förekommande lagarna inom arbetsrätten

• Lagen om anställningskydd-LAS
• Arbetstidslagen-ATL
• Lagen om medbestämmande-MBL
• Arbetsmiljölagen-ALM
• Jämställdhetslagen