Rekryteringsprocessen

Rekryterinsprocessens olika delar

-Driftiga rekryterare planerar och slutar inte leta tills de når målet

Rekryteraren behöver tid för att förbereda sig så att rekryteringen blir så lyckad som möjligt. Det första steget är att skriva en plan för alla faser som ska ingå i rekryteringsprocessen. Nedan inleds med en lista på vilka delar som är viktiga i en rekrytering, sedan kan planen se lite olika ut beroende på vad det är för en tjänst.

1. Arbetsanalys/kravanalys
4. Utformning av annons
5. Val av publicitet för rekrytering
6. Publicera annons
7. Ta emot och sortera inkomna ansökningar
8. Första urval av sökande det kan vara aktuellt med fler
7. Bjuda in slutkandidater för intervju
8. Utföra eventuella tester om det är aktuellt för tjänsten
9. Referenstagning
12. Beslut
13. Förhandling om anställningsvillkor
14. Teckna anställningsavtal



Arbetsanalys/Kravanalys
Grunden till en lyckad rekrytering sker genom att göra en djupgående arbetsanalys där man analyserar arbetet, vad man gör i arbetet idag?, ska arbetet förändras i framtiden och vilka arbetsuppgifter tjänsten ska innehålla. Man ska i arbetsanalysen tänka över vem det är man behöver och vad det är man söker efter för person.Utifrån arbetsanalysen gör man en kravanalys där man ska ta fram vilka krav det ställs för att man ska vara rätt kandidat. Om man tar sig ordentligt med tid för den inledande processen får man bättre slutkandidater. I arbetsanalysen ska man man i princip veta allt om företaget, tjänten och de krav som ställs på den sökande. Om den arbetssökande ringer och vill höra om tjänsten ska man kunna besvara på hans/hennes frågor. Samla ihop så mycket information som är nödvändig och bäst gör man det genom intervjuer, gruppintervjuer, iakttagelser, frågor och dagböcker. Resultatet man har i handen sammanställer man i en företagsbeskrivning, befattningsbeskrivning och en kravprofil. Nedan följer ett exempel på hur man kan bygga upp sitt slutresultat av arbetsanalysen.

1.Företagsbeskrivning (inledning)- Gör en inledande presentation av företagets historia och vad det är företaget sysslar med. Exemepl på vad den kan innehålla finns i punkterna nedan.
  • Historisk bakgrund
  • Företagskultur
  • Verksamhetsmål
  • Antalet anställda
  • Tjänster/produkter
  • Målgrupp


2. Befattningsbeskrivning- I beskrivningen ska det framgå vad man ska göra i tjänsten

3.Kravprofilen- I denna del ska det framgå vilka krav som ställs på personen som söker tjänsten.



Utformning av annons

I nästa steg efter behovsanalysen ska man skriva ihop annonsen. I detta stadiet ska man börja med en inledning där man presenterar företaget, därefter berättar man om tjänsten, vilka arbetsuppgifterna är och vilka krav man ställer på den som söker. Därefter avslutar man med att ange kontaktuppgifter, vem som är ansvarig för rekryteringen och hur man ska söka tjänsten. Alternativen kan vara att man mailar in sina ansökningshandlingar eller söker via deras interna hemsida. För at få det hela mer strukturerat kan man ha som krav att man ska ange referens eller diarienummer. Avslutningsvis ska man ange ett sista datum då man ska ha sökt tjänsten. Sedan är det bara att invänta ansökningar!

Publicera annons
Efter man har skrivit ihop sin annons är det dags att bestämma sig för om man vill söka personen internt inom företget eller externt det vill säga att man letar efter ny kompetens utanför företaget. Om man publicerar sin annons internt kan man gå ut med mail till de anställda, sätta upp på företagets anslgastavla, ta upp det på ett möte alternativt andra sätt som företget finner mest lämpliga. Om man letar efter ny kometens och man ska utannonsera tjänsten kan man göra det genom olika kommunikationsvägar som exempelvis tidningsannons, bemanningsföretag om man anlitat en sådan som sköter rekryteringen eller genom arbetsförmedlingen som är en utmärkt eftersom många går in och letar efter jobb här. När man bestämt sig är det bara att köra på och vänta på att rätt person ska dyka upp med sina ansökningshandlingar.

Ta emot och sortera inkomna ansökningar
Efter att man publicerat sin annons kommer ansökningar av varierat slag med både lämliga och olämpliga kandidater. För att kunna orientera sig och sortera sina ansökningar kan man på olika sätt strukturera upp sitt arbete. Efterhand som ansökningarna kommer in kan man börja med sin sortering för att man inte ska behöva stressa i sista stund men är även bra för att inte bli förvirrad. Börja med att göra tre olika högar där man i den ena högen samlar alla som är lämpligast för tjänsten, intressanta kandidater och de som ej är aktuella för tjänsten. För att ytterligare förtydliga det hela kan man använda sig av markeringspennor i olika färger. Det första man kan göra är att se om de sökande uppfyller kraven för tjänsten. Redan här kan man välja bort många och det blir lättare att därefter fördjupa sig i resterande ansökningar. I de ansökningar man har kvar kan man fördjupa sig i och se om personerna har rätt egenskaper och en lämplig bakgrund som skulle vara lämplig i ens egen företagskultur. Viktigt är att de ansökningar man har kvar stämmer överrens med kompetensprofilen.


Första urval av sökande det kan vara aktuellt med fler

Nu när man sorterat ansökningarna är det dags att göra ett första urval där man väljer ut de mest lämpliga kandidaterna för tjänsten. Det kan även vara av betydelse att kalla in ytterligare kandidater som man tycker är intresanta för tjänsten utifrån det man tagit del av i deras CV och personliga brev. En mix  kan vara till fördel eftersom man då kan få ta del av specifika erfarenheter av varierat slag. Därför bör man tänka på att inte alltid ta personer som är för lik i sin bakgrund. Till de personer som inte har gått vidare till anställningsintervju kan man skicka ut ett mail och tacka för deras visade intresse och att de är välkomna att söka igen. Obs! glöm inte dtackbrevet till de sökande. Den sökande kanske sitter där hemma och väntar på svar och ska man vara professionell och visa en god bild av sitt företag så är det en uppskattning till alla arbetssökande där ute.


Bjud in slutkandidater för intervju
Efter att man har gjort sitt slutliga urval ska man kalla in slutkandidaterna till en anställningsintervju. Det kan variera hur många arbetsgivaren väljer att kalla in för intervju, allt är beroende på hur intressanta och lämpliga kandidater som finns till förfogande.Ett bra antal kan vara att man ringer in 20 personer till en första intervjuomgång. Efter den första omgången gör man en ytterligare gallring och sollar bort de som man ansåg minst lämpliga därefter kallar man in 5-10 beroende på hur bra det gick i första omgången. Därefter har du en slutgiltigt intervjutilfälle där man bestämmer sig för vem som är aktuell för tjänsten. I det slutliga beslutet kan det vara lämpligt med tre kandidater som man går vidare med och utför eventuella tester och tar referenser.

Utföra eventuella tester om det är aktuellt för tjänsten

Beroende på vad det är för en tjänst och vad det är man vill få fram för resultat kan man använda sig av olika tester. Vanligt förekommande tester är personlighetstester. Testerna går ut på att man som rekryterare ska få ytterligare information om personen i fråga passar in i företaget, arbetslaget och för arbetsuppgifterna. Testerna används även för att man ska se om personen kan samarbeta med andra och om personen i har social kompetens vilket är en viktig faktor vid nyanställningar. Personlighetstesten är främst inriktade på att besvara sådant som personliga intressen, attityder, värderingar, kreativitet, problemlösning, mål, intelligens och begåvning. Testerna kan genomföras med hjälp av intervjuer, frågeformulär, självskattning och rollspel. Utöver personlighetstester kan man göra olika arbetsprov där man testar personens färdigheter och kompetens inom ett specifikt område. Arbetsprover är bra när man söker en person med specialkompeten och där det ställs höga krav på den som anställs.Det kan vara alltifrån datortest, språktest, körtest etc. Efter att man genomfört dessa tester ska man ta referenser.


Referenstagning

Som arbetssökande ska man utgå ifrån att lämna tre av sina senaste referenser. Det kan vara namn på tidigare chefer, arbetsledare eller anställda som varit delaktiga i kandidatens arbete och som kan lämna en rättvis bild av personens prestationer på den tidigare arbetsplatsen. Rekryteraren eller någon assistent som hjälper till ringer till de referenser som lämnats in vid intervjutillfället. Frågorna kan variera men det som kan vara relevant är att ställa hur han/hon var i arbetet?, vilka var hans/hennes bästa egenskaper i arbetet?, vad tillförde hon/han hos er?, skulle ni anställa henne/honom?. Det kan vara bra att se hur tidigare arbetsgivare förhåller sig till personen i fråga och om de ger en positiv bild av kandidaten. Vid referenstagningar får man viktig information om vem personen är som i många fall kan vara avgörande vid en anställning.

Beslut
Efter att man har hört sig om med kandidaternas referenser fattar man ett slutligt beslut om vem/vilka man ska anställa och som blir de nya medarbetarna. Rekryterar man åt ett annat företag är det ju bra att chef och ansvariga från företaget får träffa de slutliga kandidaterna innan ett beslut fattas. Är alla nöjda så är det bara att köra.

Förhandling om anställningsvillkor
I samband med att ett beslut fattas ska man gå igenom med kandidaten om de aktuella anställningsvillkoren och genomföra en eventuell förhandling om vilka löneanspråk som finns och hur utrymmet ser ut för vilken lön det blir. Lön kan man även diskutera under ett tidigare skede i regryteringsprocessen det beror på hur man som rekryterare lagt upp sin planering. Intervjutillfället kan vara ett bra tillfälle att fråga kandidaterna vilka löneanspråk som finns, vad företaget erbjuder för lön och hur anställningsvillkoren ser ut. Det kan vara bra att förbereda kandidaterna för att de i förväg ska veta vad som väntar ifall de accepterar jobbet. Nedan följer en lista på vad man ska upplysa den arbetssökande innan han/hon ingår ett avtal.

1. Anställningsform, allmänna bestämmelser och uppsägning
2. Arbetstider
3. Försäkringar och pension
4. Ledighet
5. Lönesättning
6. Semester
7. Olika typer av ledighet
8. Sjukdom, läkarvård

Teckna anställningsavtal
Efter att man har förhandlat och kommit fram till det slutliga beslutet och arbetstagaren är väl informerad om anställningsvillkoren skriver man som arbetssökande på ett anställningsavtal tillsammans med arbetsgivaren.